Gérer une entreprise implique beaucoup de tâches administratives. Heureusement, de nos jours, presque tout peut se faire numériquement. Hans, General Manager, et Danny, Finance Manager, expliquent comment Routty facilite nettement la vie du département Finance.
« La numérisation se généralise. Nous ne voulons pas rester sur la touche. » – Danny Weytjens, Finance Manager
Routty, c’est quoi et comment ça marche ?
Danny : « Jusqu’à présent, nous devions imprimer, comptabiliser et classer nos factures d’achat. Un travail assez chronophage. Routty est un outil qui nous permet de gérer, approuver et archiver immédiatement les factures d’achat de façon numérique. Ce logiciel de reconnaissance scanne le contenu le plus important de la facture, comme la date, le montant, le client et le numéro de facture. Ensuite, Routty propose lui-même une réservation et, après notre approbation, le document est automatiquement transmis à notre logiciel. »
Y a-t-il d’autres avantages liés à ce logiciel ?
Hans : « Le système contient un flux d’approbation. Cela nous permet de travailler avec le principe de validation. Comme les factures sont approuvées avant paiement, nous intégrons un contrôle supplémentaire. Les factures ne seront plus approuvées uniquement par la personne qui a passé la commande, mais aussi par un approbateur supplémentaire, selon une matrice d’approbation prédéfinie. Le plus gros avantage est le gain de temps. Être secondé par le logiciel nous permet de nous consacrer davantage aux analyses.
Qu’est-ce qui vous a poussé vers la numérisation ?
Danny : « La numérisation se généralise. De grandes institutions comme le gouvernement fonctionnent déjà en mode entièrement numérique. Nous devons et voulons suivre le mouvement. Et bien sûr, nous pensons à la durabilité. Imaginez tout le papier économisé si vous ne devez plus imprimer chaque facture d’achat. Et il n’est plus nécessaire de prévoir de la place pour les archives. »
Hans : « Nous examinons régulièrement quels processus peuvent être améliorés. Nous voulons être plus efficaces et surtout, recevoir plus de données et d’informations que nous pouvons utiliser. »
Il existe d’autres outils similaires sur le marché. Pourquoi avoir choisi Routty ?
Hans : « Nous voulions avant tout travailler avec un partenaire flexible et en phase avec son temps. Nous avons sélectionné quatre entreprises qui sont venues proposer une démonstration de leur solution. Dynatos, l'entreprise derrière Routty, est arrivée en tête. Cette jeune équipe est très innovante, ce qui garantit immédiatement l'avenir de notre coopération.
Danny : « Un autre gros avantage : Routty peut fonctionnement indépendamment de notre logiciel ERP et vice versa. Si nous souhaitons changer d’outil, nous pouvons nous déconnecter sans problème. »
Quand allez-vous commencer ?
Danny : « Le lancement est prévu pour janvier 2023. Les derniers ajustements sont en cours. Il nous reste quelques petites choses à finaliser, puis nous pourrons démarrer. Routty devrait être opérationnel dès la nouvelle année. »
Hans : « C’est nouveau pour tout le monde. Nous prenons donc notre temps pour la mise en place. L’outil doit être une aide et doit être rentable à terme. Nous comptons de toute façon l’évaluer constamment et y apporter des corrections si nécessaire. »
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