Qui peut effectuer un signalement ? Et comment procéder ?
Marlies : « En principe, tous les collaborateurs de Deliva, Umami et Clean Minds, ainsi que les parties externes (clients, fournisseurs, etc.) peuvent utiliser la plateforme. Un code QR est affiché sur les pointeuses. Lorsque vous le scannez, un formulaire avec menu déroulant apparaît. Celui-ci reprend déjà certains signalements éventuels. Un espace est également prévu pour décrire votre problème et vous pouvez ajouter des photos si nécessaire. Lorsque vous avez rempli ce formulaire, il vous suffit de l’envoyer. Votre signalement est transmis au service des ressources humaines où nous le traitons. Sur les sites Umami, il est possible que ce code soit affiché dans le bureau du responsable du site, près du planning. Il sera indiqué sur tous les sites où trouver le code. »
Un signalement fait-il toujours l’objet d’un suivi ?
Marlies : « La plateforme est conçue de manière à exiger une action pour chaque signalement. Une action doit être entreprise dans les 90 jours. Je consigne ensuite les mesures prises. Une fois le problème traité ou résolu, le dossier est clôturé. Si un signalement est trop vague et qu’aucune suite n’est donnée à nos demandes d’informations, il est possible que le dossier soit clôturé prématurément. C’est pourquoi il est essentiel de bien conserver vos données et de vérifier régulièrement votre dossier. Car, bien entendu, nous devons d’abord savoir exactement ce qui se passe avant de pouvoir agir. »
Quel est le but ultime des signalements ?
Marlies : « Nous appliquons déjà une culture très ouverte. Mais il arrive que les collaborateurs ne sachent pas à qui s’adresser ou hésitent à signaler quelque chose. Cette plateforme leur donne la possibilité de raconter leur histoire. Et, bien sûr, nous souhaitons également prendre des mesures ciblées pour les aider. Parce que nous voulons que chacun se sente bien dans notre entreprise. »
