We hopen natuurlijk dat je je goed voelt in je werkomgeving. En dat alles er vlot, aangenaam én volgens de regels verloopt. Maar misschien kwam je al eens in een situatie terecht waar je je niet comfortabel bij voelde. En was de stap naar de vertrouwenspersoon te groot. Voortaan kun je via het ‘klokkenluiders-platform’ Trustan volledig anoniem zulke dingen melden. HR Manager Marlies geeft een woordje uitleg.
Klokkenluiders, dat roept spontaan gedachten op van schandalen en doofpotoperaties. Wat moeten we hier eigenlijk onder verstaan?
Marlies: “De term heeft inderdaad een erg negatieve bijklank, maar eigenlijk houdt het gewoon in dat je als werknemer bepaalde dingen anoniem kunt melden. Sinds 15 februari is er een wet die bepaalt dat alle grote bedrijven een platform moeten bieden aan hun medewerkers waarop ze anoniem bepaalde zaken aan het licht kunnen brengen.”
Kun je een paar voorbeelden geven?
Marlies: “Dat kunnen enorm uiteenlopende dingen zijn. We zitten hier natuurlijk in de voedingssector, dus dat kunnen vaststellingen – of vermoedens – zijn van zaken die op vlak van veiligheid of hygiëne niet in orde zijn. Maar ook bijvoorbeeld pesterijen op de werkvloer en grensoverschrijdend gedrag kunnen voortaan volledig anoniem gemeld worden. Dat gaat heel breed. Tot zelfs positieve dingen toe. Misschien wil je iemand in de bloemetjes zetten, of wil je laten weten hoe goed je je voelt in het bedrijf? Dat kan. Al is het natuurlijk iets logischer om die dingen niet anoniem door te geven.”
Blijft een melding echt 100% anoniem?
Marlies: “Als je als melder geen naam doorgeeft, blijf je inderdaad volledig anoniem. Dat gaat dus veel verder dan een vertrouwenspersoon. Want die moet je natuurlijk wel nog face-to-face benaderen. We hebben ook bewust gekozen voor de externe firma Trustan om die objectiviteit en vertrouwelijkheid te garanderen. Je hoeft op het platform geen persoonlijke gegevens in te vullen. Het systeem kent je voor ieder apart dossier een gebruikersnaam en paswoord toe. Die sla je best op, want anders kun je niet meer aan je dossier. En da’s belangrijk, want het platform is de enige manier waarop we je kunnen contacteren met eventuele vragen, of waar je kunt zien welke stappen er worden genomen.”
Wie kan er allemaal een melding maken? En hoe doe je dat?
Marlies: “In principe kunnen zowel alle medewerkers van Deliva, Umami en Clean Minds, als externen (klanten, leveranciers, …) gebruik maken van het platform. Aan de prikklokken hangt een QR-code. Als je die scant, verschijnt er een invulformulier met keuzemenu. Hierin staan al een aantal eventuele meldingen opgelijst. Er is ook ruimte om je probleem te beschrijven en je kunt eventueel fotomateriaal toevoegen. Nadat je dit formulier hebt ingevuld, verzend je het. Vervolgens komt het bij de hr-dienst terecht en gaan we ermee aan de slag. Op de Umami-sites zal die code wellicht in het kantoortje van de siteverantwoordelijke hangen, in de buurt van de planning. Er zal op alle sites melding gemaakt worden van de plaats waar de code te vinden is.”
Wordt er altijd iets met een melding gedaan?
Marlies: ”Het platform is zo ontworpen dat er bij elke melding actie moet worden ondernomen. Daar staat een tijdslimiet van negentig dagen op. Ik registreer dan vervolgens de stappen die er gezet worden. Als het probleem is aangepakt of opgelost, wordt het dossier afgesloten. Is een melding te vaag, en komt er geen reactie op onze vragen voor informatie? Dan kan het zijn dat het dossier vroegtijdig wordt afgesloten. Daarom is het zo belangrijk om je gegevens goed bij te houden en regelmatig je dossier te checken. Want we moeten natuurlijk wel eerst weten wat er juist aan de hand is, voor we actie kunnen ondernemen.”
Wat is de uiteindelijke bedoeling van de meldingen?
Marlies: “We hebben al een erg open cultuur. Maar soms weten mensen niet goed bij wie ze terechtkunnen, of hebben ze toch wat schroom om iets te melden. Dit platform biedt hen de kans om hun verhaal te doen. En natuurlijk willen we ook gericht actie ondernemen om hen te helpen. Want we willen dat iedereen zich goed voelt in ons bedrijf.”
1. Scan de QR-code (bij de prikklok of op een locatie op jouw site).
2. Bewaar de gegevens (gebruikersnaam en paswoord) die het systeem weergeeft.
3. Wat wil je melden? Maak je keuze uit het menu.
4. Vul het formulier in. Wil je anoniem blijven? Vul je naam dan NIET in. Je mailadres kan je invullen, dan wordt je door het systeem op de hoogte gebracht, HR ziet je mailadres NIET. Alles ingevuld? Druk dan op ‘verzend’.
5. Koos je ervoor om niet anoniem te blijven? Dan krijg je een mailtje als er verdere stappen in je dossier zijn genomen. Opgelet: wanneer je je mailadres niet achter gelaten hebt in het systeem dien je zelf je dossier op te volgen via je opgeslagen gegevens. Houd deze daarom goed bij!
Op de hoogte blijven van jobs binnen jouw interesseveld en regio?
schrijf je in voor onze vacature-alert.
