EK Wielrennen

Tijdens het EK wielrennen in Hasselt verzorgde Umami de catering voor alle vrijwilligers. Hoe kwam de organisatie bij jullie terecht?
Johan: “We zijn natuurlijk een bekende speler in de cateringwereld. Flanders Classics, de overkoepelende organisatie, meldde zich bij ons met de vraag of wij de catering voor alle vrijwilligers konden verzorgen. Dat ging over warm eten, lunchpakketten, belegde broodjes,… Ze vonden geen partner die het geheel op zich kon nemen. Tot wij in beeld kwamen! Als groep hebben we alles in huis om het totaalplaatje te verzorgen: de logistieke middelen, de materialen én het personeel. Ze hebben in ons een stevige partner gevonden.”

Welke rol hebben jullie zelf gespeeld in het project?
Johan: “Ik verzorgde het voortraject, waarbij ik de gesprekken voerde met de klant en op locatiebezoeken ging. Marijn had de teugels stevig in handen voor het operationele gedeelte. Hij verzorgde de planningen. Dat was een kolfje naar zijn hand dankzij zijn jarenlange ervaring met het leiden van keukens.”

ORGANISATORISCH HUZARENSTUK

Zo’n event is gigantisch. Over hoeveel maaltijden spreken we?
Marijn: “Over een tijdsbestek van twee weken, beginnend bij de opbouw, schat ik dat we zo’n 4000 lunchpakketten en 4000 warme maaltijden hebben bereid. Naarmate het event naderde, groeide dat aantal natuurlijk. Op het hoogtepunt zaten we op zo’n 300 warme maaltijden, 700 lunchpakketten en 200 gewone baguettes per dag.”

Wow! Hoe ging dat dan logistiek in z’n werk?
Marijn: “Alle voorbereidingen gebeurden in Genk, want we zaten met de overlap met de start van het academiejaar. De maaltijden werden driemaal per dag geleverd aan de verschillende hubs, verspreid over heel Limburg. Organisatorisch was dat dus wel een huzarenstuk om iedereen op tijd en correct te beleveren.”
Johan: “Marijn heeft dat heel goed ingezien. Aanvankelijk wilden we alles doen vanuit UHasselt, maar hij maakte de bedenking om alles centraal vanuit Deliva te regelen.”

Dat was inderdaad nog een extra uitdaging. Is die start ook goed verlopen?
Johan: “Ja hoor. Het was een drukke periode, maar we zijn er goed doorgeraakt. Er kwam wel wat stunt- en vliegwerk bij kijken om alles op de site in de Oude Gevangenis te krijgen, maar het is goed gekomen dankzij onze logistieke dienst.”

VEELZIJDIG BEDRIJF

Is het jullie ambitie om nog meer events van die grootorde te verzorgen?
Johan: “Zeker wel. Het was een hele operatie, maar ook een leerschool. Die ervaring nemen we mee naar het volgende event. Zo zullen we nog sterker uit de hoek komen. De aanvragen hangen wellicht ook voor een stukje af van mond-aanmondreclame. We hebben alleszins een mooi visitekaartje afgegeven. Want het heeft intussen al geresulteerd in twee nieuwe opdrachten: het veldrijden in Zonhoven en het veldrijden in Maasmechelen!”

Mooi zo! Wat is jullie grootste sterkte, denk je?
Johan: “Als bedrijf hebben we nog maar eens bewezen hoe veelzijdig we zijn. Want, naast de belevering van de vrijwilligers, hebben we nog een pak andere wielergerelateerde events verzorgd. Sportcongressen, een VIPdiner, enzovoort. Het ene moment maakten we lunchpakketjes, het volgende moment serveerden we een diner op zeer hoog niveau. Ook last-minute bijbestellingen en wijzigingen kunnen wij het hoofd bieden. Dat is onze sterkte.”

Was die drukke periode dan voelbaar in heel het bedrijf?
Johan: “Absoluut, iedereen was er wel op een of andere manier bij betrokken. Op een bepaald moment kwamen we handen tekort. Daarom bundelden we de krachten van de verschillende diensten. Zelfs de mensen van Clean Minds hebben broodjes gesmeerd. Ik draaide ook een paar avonddiensten mee, en het mag gezegd worden: de sfeer was ontzettend leuk. We hebben ons als groep echt van onze sterkste kant laten zien.”
Marijn: “Als we spreken over 700 lunchpakketten, betekent dat 2200 sandwiches smeren. Een vol pallet. Dan is het natuurlijk wel belangrijk dat de sfeer erin blijft om de moed niet te laten zakken. (lacht) Maar we hebben het geluk gehad dat iedereen er mee de schouders onder wilde zetten. De logistieke voorbereidingen begonnen al om 3.00 u. in de ochtend. Je moet natuurlijk wel mensen vinden die dat zien zitten. Maar dat is goed gelukt!”

Hebben jullie nog een spannende anekdote als afsluiter?
Johan: “Er was een locatie waar we alles via een goederenlift naar boven moesten brengen. Die lift kwam vast te zitten, mét eten voor 300 mensen. De paniek was groot. We hebben zelfs de brandweer moeten bellen. Oh ja, en ik heb me ook eens hopeloos vastgereden tijdens een belevering in Hasselt. Opnieuw paniek, want de tijd tikte natuurlijk genadeloos verder. Toen heeft de politie me geholpen. Eind goed, al goed. Gelukkig maar!”