Team in de kijker : Audit

Hoelang werken jullie al bij Umami?
Mimi: “Ik werk volgend jaar twintig jaar in het bedrijf. De tijd gaat snel zeg!”
Maurice: “Ik heb dertig jaar in de groenten- en fruitsector gezeten, waarvan zeven jaar in de retail. Sinds januari vorig jaar werk ik voor Umami.”

Jullie doen dus audits. Maar – voor de leken – wat zijn dat?
Maurice: “Dat kan Mimi het beste vertellen.”
Mimi: “Onze taak is ervoor zorgen dat de kwaliteit van onze producten gegarandeerd blijft. Ook qua voedselveiligheid. Deliva maakt magnifieke producten, die moeten dus correct bewaard, opgewarmd, klaargemaakt en geserveerd worden. Eigenlijk zien we erop toe dat er juist wordt omgesprongen met het product gedurende de hele flow.”
Maurice: “Alles draait uiteindelijk om voedselveiligheid. We moeten erop toezien dat de mensen die van onze producten genieten, ook gezond blijven.”

Kun je een paar concrete voorbeelden geven van zaken waarop jullie controleren?
Maurice: “We controleren op een heel aantal punten. Eerst en vooral: HR. Is de personeelsmap in orde? Hangen de uurroosters op? Ook controleren we of de kwaliteit die Umami nastreeft, wordt geleverd. Wordt het eten correct opgediend? Is de kledij conform de richtlijnen? Hoe gedraagt het personeel zich? Maar ook ergonomie en infrastructuur worden bekeken. En uiteraard, de grootste brok: HACCP, oftewel Hazard Analysis Critical Control Points. De voedselveiligheid. Hiervoor moeten we toch zo’n achthonderd à duizend vragen beantwoorden per audit.”

Excuseer? Hoorden we dat goed? Hoéveel?
Maurice: “Achthonderd tot duizend, op heel grote sites. Daar zijn natuurlijk veel meer ruimtes en koelingen.”
Hoelang duurt zo’n audit dan?
Mimi: “Dat kan heel snel gaan hoor. Tegenwoordig verlopen onze audits digitaal via onze eigen app. Vroeger ging ik op pad met een twintigtal boeken en een fototoestel. Dan moest ik eerst alles noteren, foto’s maken en dan thuis nog een volledig verslag in een excel-file gieten. Alles à la minute digitaliseren in de app was een magnifiek idee van Hans.”
Maurice: “Inderdaad. We kunnen nu bijvoorbeeld perfect criteria selecteren op basis van een vorige audit. Dan zijn je toestellen al voorgedefinieerd, en zaken die niet van toepassing zijn, worden niet meer weergegeven. Onze controles verlopen nu een pak sneller. Ik denk dat we op grote sites, maximum zo’n zes à zeven uur bezig zijn.”

En wat gebeurt er zoal tijdens een audit?
Mimi: “We doen onder andere temperatuurcontroles en maken foto’s. En ik haal mijn zaklampje boven om de hoeken en kieren te controleren. Dat idee van die zaklamp kreeg ik door een controleur van het FAVV bezig te zien. Ineens werden er spinnenwebben zichtbaar die je met blote oog niet kon zien. Ik ben diezelfde dag nog naar de Hubo gereden om een zaklamp te kopen. Intussen heb ik er al heel wat versleten!” (lacht)
Maurice: “Toen ik de eerste keer met Mimi de baan opging, dacht ik wauw. Zij doet haar controles met zoveel diepgang. Met haar zaklampje. We lopen daar zowat rond als Sherlock Holmes.”
Mimi: “Je moet er natuurlijk wel voor zorgen dat je op locatie niet storend bent. We doen ook altijd een paar steekproeven bij het personeel om te controleren of iedereen de belangrijkste richtlijnen kent. Vooral de siteverantwoordelijke wordt op de rooster gelegd. Want hij of zij is natuurlijk degene die de verantwoordelijkheid draagt over de andere medewerkers. En hen corrigeert waar nodig.”

Worden die controles aangekondigd? Of doen jullie surprise-visits?
Mimi: “Wij gaan onaangekondigd langs. We vragen wel altijd aan de accountmanager wanneer de siteverantwoordelijke aanwezig is.”
Maurice: “Dat is natuurlijk altijd beter. Dan krijg je een juist beeld over de dagelijkse gang van zaken. Soms gaan we ook voor andere dingen langs op de sites. Maar vanaf het moment dat je je witte jas aantrekt en je haarnetje opzet, verandert de sfeer een beetje. Dan komt er toch wat stress naar boven.”

Wat als jullie onregelmatigheden vaststellen?
Maurice: “Als we een audit versturen in de app, ontvangen alle betrokken partijen een verslag. Dat zijn sowieso de siteverantwoordelijke, maar eventueel ook andere diensten, zoals HR, kwaliteit, enzovoort. We vragen aan de siteverantwoordelijke om actie te ondernemen en ons de bewijzen daarvan te bezorgen. Indien nodig volgt er een hercontrole.”
Mimi: “De punten worden trouwens nooit gebaseerd op bijvoorbeeld infrastructurele tekortkomingen. Daar kunnen onze mensen natuurlijk niets aan doen. We quoteren enkel op HACCP.”

Dat lijkt me geen gemakkelijke materie, HACCP.
Mimi: “Dat is het ook niet. HACCP leeft constant. Je kunt gewoon geen kant-en-klare handboeken meegeven aan de mensen, en zeggen ‘voilà, hier staat alles’. De procedures en richtlijnen wijzigen voortdurend, het is heel belangrijk om continu mee te zijn. De laatste jaren zijn er bijvoorbeeld heel wat kritieke punten gewijzigd, denk maar aan de allergenen. Of de maximumtemperatuur voor de koelingen die 3 graden lager ligt dan voorheen. Is het je nog niet opgevallen dat tegenwoordig enorm veel supermarkten koelkasten met deur hebben? Wel, naast het duurzaamheidsaspect, is dat dus de reden.”
Maurice: “Je hoort het. Mimi is zowat de wandelende encyclopedie in het hele HACCP-verhaal. Zij is er constant mee bezig en weet zowat alles wat er moet geweten zijn. Ook voor de ISO22000-certificatie, die nog een stapje verder gaat in de voedselveiligheid, schrijft zij alle richtlijnen uit.”

Maurice gaat even naar buiten en komt terug met een stapel boeken.

Mimi: “Ha, onze HACCP-boeken waar we zo fier op zijn!”
Maurice: “Kijk, Mimi heeft dit mooie boekje gemaakt. Hierin staan alle richtlijnen die moeten worden gevolgd op de sites. Heel overzichtelijk en duidelijk geïllustreerd met foto’s. We hebben dat op deze manier gedaan omdat we met een zeer breed ‘doelpubliek’ zitten en heel veel nationaliteiten. Het is zelfs uitgebracht in vijf talen.”
Mimi: “Ja, in de meest courante talen: Nederlands, Frans, Engels, Turks en zelfs Portugees.”

Wat maakt jullie tot zo’n goed team?
Mimi: “Maurice en ik zijn twee handen op één buik.”
Maurice: “We vullen elkaar heel goed aan. De dingen waar Mimi goed in is, zoals de ontwikkeling van opleidingen en handboeken, laat ik aan haar over. Ik doe iets vaker de baan.”

Waarom werken jullie zo graag voor Umami?
Mimi: “Umami en Deliva zijn, samen met Clean Minds en DCS, één groep. Een beetje zoals een toren met pilaren. Dat begint al met Hans en Marleen, en dan alle diensten. Haal daar één pilaar weg en je toren stort als een kaartenhuisje in elkaar. Iedereen is belangrijk, en speelt zijn rol in het verhaal. Het is een beau marriage, een goed huwelijk.”
Maurice: “Doordat we zo hecht aan elkaar hangen, kunnen we ook enorm snel schakelen.”

Hebben jullie een lievelingsgerecht uit de keuken van Deliva?
Mimi: “De tomatensoep met balletjes en kipvidee.”
Maurice: “Ja, die vind ik ook heel goed.”
Mimi vult enthousiast aan: “En de tortellini met ricotta!!!”

Heb je een straffe anekdote?
Mimi: “Ik denk spontaan aan een site waar ik op bezoek was. Zij hadden hun ‘zout’ correct bewaard, maar de naam van het product stond niet op het etiket. Nadat ik de verantwoordelijke hierop wees, kreeg ik als reactie dat ze wel wisten welk product erin zat. En inderdaad, je hoort me al aankomen: een paar dagen later smaakte de soep verdacht zoet…”